Cinco passos para fazer uma festa de sucesso na sua empresa

Já estamos em dezembro: mês das confraternizações

É fato que o mês de dezembro traz reflexões e planos para milhares de pessoas, devido ao ano novo que se aproxima. Todavia, além do momento de introspecção, o período concentra muitas festas, amigos secretos e trocas de experiências. As empresas, na sua maioria, organizam eventos para os seus colaboradores como forma de agradecimento pelas contribuições ao longo do ano.

Pensando nisso, as especialistas Lívia Mangini e Ana Gomes, CEOs da Magnólia Comunicação, e com experiência de mais de 10 anos no mercado de eventos corporativos, elencaram cinco dicas para facilitar a criação de um evento diferente e harmonioso.

“O ideal é que o colaborador queira comparecer ao evento não por obrigação, mas sim porque acredita na empresa e sabe que receberá uma festa realmente surpreendente”, frisa Lívia Mangini, da Magnólia Comunicação. Seguem os cinco passos para uma festa de sucesso:

1. Tamanho da empresa não é documento (ouça o colaborador)

Seja um microempreendedor com três funcionários ou um conglomerado com mais de 10 mil colaboradores, independente do porte do negócio, o que importa é criar uma forma de agradecer todo o time que faz com que a empresa siga adiante. Se a empresa é pequena vale checar o caixa e promover um jantar. Para economizar, a confraternização pode ser feita na própria empresa ou na casa de um dos sócios. Caso a companhia seja de grande porte vale fazer uma pesquisa com todos os setores, antes de decidir a forma da confraternização: se será em um sítio só para os funcionários, se podem ser levados acompanhantes, se o ideal é ser feito uma festa à noite na própria cidade da empresa, enfim. Questione o seu colaborador, afinal a festa é para ele.

2. Valide seu budget e quem realmente vai ao evento

A empresa já ouviu os funcionários (passo 1), já sabe qual o formato ideal da confraternização na opinião deles (fora da cidade, na própria empresa, em um buffet e etc.), já opinaram sobre atração musical, os melhores alimentos e bebidas, a empresa cumpriu o dever de ouvir o time. Agora, é o momento de colocar no papel, checar o caixa e ver se é possível aplicar todas das sugestões. Lance numa planilha todos os custos do evento: buffet, mobiliário, iluminação, possível premiação, atrações. Após "bater" a verba disponibilizada para a festa com o que será efetivamente possível atender, exponha a decisão para os colaboradores. Explique como será o evento, local e o porquê de algumas sugestões não terem sido realizadas.

Após esta declaração peça para que cada funcionário confirme a sua participação. Dê uma semana para que o colaborador confirme. Pode ser feito via intranet ou e-mail. Desta forma, você terá um controle preciso do número real de participantes e uma melhor perspectiva de gastos.

3. Pense estrategicamente no local

Lembre-se que o acesso ao local da confraternização é um dos pontos-chave para o sucesso de um evento. Caso a festa aconteça fora da cidade o ideal é que a empresa providencie o traslado dos colaboradores. Se for fora da empresa, porém na cidade, confira o estacionamento do local, se é tarifado ou não, isso deve constar no convite da festa. O local deve comportar um pouco acima da quantidade de pessoas esperadas. Este dado você já vai ter, porque seguiu o passo 2 das nossas indicações.

4. Alimentos e Bebidas (A&B): o segredo são os fornecedores

Pesquisar, pesquisar e pesquisar. A pesquisa vai além do preço. Tem haver com qualidade e relação custo x benefício. Estamos na era do compartilhamento de experiências. Logo, analise opiniões de quem já contratou os fornecedores, prove os alimentos antes de bater o martelo para o cardápio e lembre-se que agradar a maioria dos funcionários deve ser o foco em A&B.

5. Sinergia entre setores
Organizar e executar um evento, independente do porte, é sempre um grande trabalho. Há muitos detalhes e muitos fornecedores a serem gerenciados, por isso a sinergia entre a equipe organizadora é fundamental. É preciso ter funcionários de confiança e comprometidos com suas responsabilidades e interessados em promover algo de sucesso com objetivo de agradar o próximo.

Sobre a Magnólia Comunicação

A Magnólia Comunicação é uma agência inteligente que cria, planeja e executa eventos únicos e transformadores e foi fundada há seis anos por Ana Gomes e Lívia Mangini. Sediada em São Paulo, atua em qualquer região do país e oferece soluções personalizadas, independente do porte do contratante ou do projeto. Entre os serviços oferecidos estão: concepção, planejamento e execução de eventos corporativos; negociação e gerenciamento de fornecedores; e o serviço exclusivo de consultoria para alinhamento de demandas e conquista do objetivo final do evento. Atualmente a empresa tem em seu portfólio clientes como Autodesk, Duke Energy, EF EnglishTown e Air Liquide, entre outros. Acesse: www.magnoliacom.com.br.

Juliana Queissada